A Polícia Científica de Santa Catarina alcançou um marco histórico em sua gestão administrativa. No dia 11 de junho, a Superintendência Regional de Florianópolis realizou a primeira eliminação oficial de documentos da história da instituição, consolidando um importante avanço na organização, preservação e modernização da gestão documental.

A ação, coordenada pelo Perito Oficial Criminal Luciano Ribeiro da Costa e pela Agente de Polícia Científica Fernanda Cecília Besen da Silveira Machado, integrantes da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD), responsável por conduzir os trabalhos de avaliação, destinação e preservação documental no âmbito da instituição, foi desenvolvida como uma iniciativa piloto para estruturar e aperfeiçoar os fluxos de trabalho relacionados à gestão documental. Como ponto de partida, a comissão escolheu as Comunicações Internas (CIs), uma tipologia documental que permitiu a aplicação gradual dos procedimentos técnicos e o amadurecimento das rotinas necessárias para futuras eliminações.

O processo foi resultado de aproximadamente um ano de planejamento, estudos e análises, conduzidos em conformidade com a legislação arquivística vigente. Todas as etapas seguiram rigorosamente o Plano de Classificação e a Tabela de Temporalidade da Polícia Científica, contando também com o apoio técnico da Gerência de Gestão Documental da Secretaria de Estado da Administração (SEA/GEDOC).

Além da eliminação dos documentos que já haviam cumprido seus prazos legais de guarda, foram selecionadas amostras representativas das tipologias documentais avaliadas. Esses registros serão recolhidos ao Arquivo Público do Estado para preservação permanente, garantindo a conservação da memória institucional e da história da Polícia Científica de Santa Catarina.

Segundo o Perito-Geral em exercício da Polícia Científica de Santa Catarina, Douglas de Oliveira Balen, “a gestão documental vai muito além da organização administrativa. Ela garante segurança jurídica, preserva a memória institucional e assegura que os documentos de valor permanente sejam devidamente protegidos para as futuras gerações. Este marco demonstra o amadurecimento dos nossos processos internos e o compromisso da Polícia Científica com a eficiência, a transparência e as boas práticas de gestão pública”.

A destinação final do material descartado também observou critérios de responsabilidade social e ambiental. Por meio de chamamento público, a Associação de Coletores de Materiais Recicláveis (ACMR) foi habilitada para receber as aparas de papel resultantes da fragmentação dos documentos, em conformidade com o artigo 11 da Lei Estadual nº 9.747/1994 e com a Instrução Normativa SEA nº 10/2024.

Mais do que uma ação administrativa, a iniciativa representa um importante passo para a racionalização dos espaços físicos, a redução de riscos relacionados ao armazenamento excessivo de documentos e a preservação adequada daqueles que possuem valor histórico, probatório ou permanente para a instituição.

Com os procedimentos já consolidados, a Superintendência Regional de Florianópolis deu início a uma nova etapa dos trabalhos, voltada à avaliação dos ofícios arquivados para futura destinação documental. O sucesso da iniciativa também abre caminho para sua expansão em outras regiões do estado. Nesse sentido, a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos incentiva os servidores interessados a dialogarem com suas chefias sobre a formação das Subcomissões Permanentes de Avaliação de Documentos (SubCPADs), fortalecendo a cultura de gestão documental e contribuindo para uma administração cada vez mais eficiente, organizada e alinhada às boas práticas arquivísticas.